Gedragscode (Code of Conduct)

Het Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME, Duitse Federale Vereniging voor Materiaalbeheer, Inkoop en Logistiek) vertegenwoordigt ca. 9750 leden, variërend van individuele personen tot grote ondernemingen. Alle sectoren en bedrijfstypen zijn vertegenwoordigd in de BME, zoals industrie en handel, consulting, banken en verzekeringsmaatschappijen, openbare instellingen, nutsbedrijven en logistieke dienstverleners.

De BME en de aangesloten ondernemingen erkennen hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. In het bijzonder draagt iedereen die bij het inkoopproces is betrokken als tussenpersoon tussen het eigen bedrijf en de aanbieders op de betreffende inkoopmarkten verantwoordelijkheid ten opzichte van het eigen bedrijf, ten opzichte van klanten en leveranciers, ten opzichte van het milieu en ten opzichte van de maatschappij.

De ondernemingen en hun werknemers moeten zich in hun handelen met name laten leiden door de waarden integriteit en eerlijkheid. Eerlijk, onomkoopbaar en betrouwbaar gedrag kenmerkt sociale verantwoordelijkheid evenals collegiale, rechtvaardige en onpartijdige samenwerking in het belang van alle betrokkenen.

De BME-gedragscode is vrijwillig en bedoeld om te benadrukken dat de BME en zijn leden waarde hechten aan eerlijke, duurzame en verantwoordelijke ethische gedragsprincipes.

De BME-gedragscode is van toepassing op de ondertekenende/deelnemende onderneming, zowel managers als werknemers, en is bedoeld als basis voor alle zakelijke contacten van de ondertekenende/deelnemende onderneming.

De ethische richtlijnen die in deze BME-gedragscode zijn beschreven, zijn met name gebaseerd op de principes van het UN Global Compact (bijlage), de ILO-conventies, de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties, het Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind van de VN, het VN-Vrouwenverdrag, de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen en de Duitse wet betreffende de zorgvuldigheidseisen in toeleveringsketens (LKSG). De volgende paragrafen II tot en met V vormen minimumnormen en zijn bedoeld om situaties te voorkomen die de integriteit van ondernemingen en hun werknemers in gevaar kunnen brengen.

De ondertekenende/deelnemende onderneming houdt zich aan de principes van het Global Compact en streeft er in haar bedrijfsvoering naar om de doelstellingen te bereiken.

De ondertekenende/deelnemende onderneming verbindt zich ertoe in al haar bedrijfsactiviteiten haar maatschappelijke verantwoordelijkheid te nemen.

De ondertekenende/deelnemende onderneming verbindt zich ertoe de toepasselijke wetten en andere relevante bepalingen van de landen waarin zij actief is, na te leven in al haar zakelijke activiteiten en beslissingen. Zakelijke partners moeten eerlijk worden behandeld. Contracten worden nagekomen, waarbij rekening moet worden gehouden met wijzigingen in het ondernemingsklimaat.

a) Corruptie

In de omgang met zakelijke partners (klanten, leveranciers) en overheidsinstellingen zijn de belangen van het bedrijf en de privébelangen van werknemers aan beide zijden strikt gescheiden. Zakelijke handelingen en (inkoop)beslissingen worden zonder externe overwegingen en persoonlijke belangen genomen.

Het toepasselijke strafrecht inzake corruptie moet worden nageleefd. Onder andere het volgende moet in acht worden genomen:

Strafbare feiten in verband met overheidsfunctionarissen:
d.w.z. toekenning van persoonlijke voordelen (in het bijzonder van geldelijke aard zoals betalingen en leningen, inclusief de toekenning van kleine geschenken over een langere periode) door de ondertekenende/deelnemende onderneming en haar werknemers aan overheidsfunctionarissen (zoals ambtenaren of werknemers in de publieke sector) met als doel voordeel te verkrijgen voor de ondertekenende/deelnemende onderneming, voor zichzelf of voor derden, of om overheidsbeslissingen op een strafbare manier te versnellen (de zogenaamde "Facilitation payments" of faciliterende betalingen), zijn niet toegestaan.

Strafbare feiten bij zakelijke transacties:
Persoonlijke voordelen van geldelijke waarde als tegenprestatie voor een voorkeursbehandeling bij zakelijke transacties mogen niet worden aangeboden, beloofd, toegekend of goedgekeurd. Ook mogen er in de omgang met zakenpartners geen persoonlijke voordelen van waarde worden gevraagd of geaccepteerd. De ondertekenende/deelnemende onderneming moet van haar werknemers eisen dat zij niet ingaan op beloften van dergelijke voordelen.

Het management en de werknemers van de ondertekenende/deelnemende onderneming mogen geen geschenken, betalingen, uitnodigingen of diensten aanbieden, beloven, eisen, toekennen of aanvaarden in de omgang met zakenpartners als deze worden toegekend met de bedoeling een zakelijke relatie ongepast te beïnvloeden of als het risico bestaat dat de professionele onafhankelijkheid van de zakenpartner in het gedrang komt. Dit is over het algemeen niet het geval bij geschenken en uitnodigingen die passen binnen de gebruikelijke zakelijke gastvrijheid, gewoonten en beleefdheid.

De ondertekenende/deelnemende onderneming zal alleen donaties accepteren of toekennen op vrijwillige basis en zonder tegenprestatie te verwachten. Sponsoring van personen, groepen of organisaties zal niet worden gebruikt om onwettige zakelijke voordelen te behalen.

Vergoedingen aan adviseurs, agenten en andere tussenpersonen mogen niet worden gebruikt om ongeoorloofde voordelen te verlenen aan zakelijke partners, klanten of andere derden. De ondertekenende/deelnemende onderneming selecteert haar adviseurs, agenten en andere tussenpersonen zorgvuldig en volgens gepaste geschiktheidscriteria.

De ondertekenende/deelnemende onderneming kan een bindende anticorruptierichtlijn uitvaardigen, in het bijzonder over het aanvaarden en geven van geschenken, uitnodigingen voor gastvrijheid en evenementen. Hierin kunnen uitzonderingen zijn opgenomen met betrekking tot gepaste geschenken van geringe waarde en symbolische geschenken, gepaste zakenmaaltijden en gepaste evenementen die door het bedrijf zelf en door zakenpartners (klanten, leveranciers) worden georganiseerd. De richtlijn moet worden meegedeeld aan de BME en moet transparant worden gecommuniceerd binnen de ondertekenende/ deelnemende onderneming en naar bestaande en potentiële zakenpartners (openbaarmaking).

De ondertekenende/deelnemende onderneming moet een contactpersoon opgeven waarmee contact kan worden opgenomen als werknemers van de ondertekenende/deelnemende onderneming een belangenconflict hebben of als ze niet zeker weten of er een belangenconflict bestaat of kan ontstaan.

b) Witwassen

Een ondertekenende/deelnemende onderneming die aangesloten is bij de BME moet voldoen aan alle toepasselijke wetten en richtlijnen ter bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

c) Lobbyen

De ondertekenende/deelnemende onderneming verwerpt ongeoorloofde donaties aan politieke partijen, hun vertegenwoordigers, verkozen ambtenaren en kandidaten voor politieke functies.

d) Gedrag ten aanzien van concurrenten (mededingingsrecht)

De ondertekenende/deelnemende onderneming respecteert eerlijke concurrentie. Dit houdt in dat de ondertekenende/deelnemende onderneming de toepasselijke wetten naleeft die de concurrentie beschermen en bevorderen, in het bijzonder de toepasselijke mededingingswetten en andere voorschriften die de concurrentie regelen.

In de omgang met concurrenten verbieden deze voorschriften in het bijzonder overeenkomsten en andere activiteiten die de prijzen of voorwaarden beïnvloeden, verkoopgebieden of klanten toewijzen of de vrije en open concurrentie op ongeoorloofde wijze belemmeren.  Bovendien verbieden deze voorschriften afspraken tussen klanten en leveranciers die bedoeld zijn om klanten te beperken in hun vrijheid om hun eigen prijzen en andere voorwaarden voor wederverkoop te bepalen (afspraken over prijzen en voorwaarden).

Omdat het onderscheid tussen verboden kartels en toegestane samenwerking problematisch kan zijn, moet de ondertekenende/deelnemende onderneming een contactpersoon ter beschikking stellen aan haar werknemers waarmee contact kan worden opgenomen in geval van twijfel.

e) Wetgeving inzake exportcontrole

De ondertekenende/deelnemende onderneming moet toezien op de naleving van de toepasselijke wetgeving voor de import en export van goederen, diensten en informatie, en de toepasselijke embargo's en sancties.

f) Dwangarbeid en mensenhandel

De ondertekenende/deelnemende onderneming verwerpt alle vormen van dwangarbeid, slavernij en mensenhandel.

g) Kinderarbeid

De ondertekenende/deelnemende onderneming houdt zich aan de voorschriften van de Verenigde Naties inzake mensenrechten en kinderrechten. De ondertekenende/deelnemende onderneming verplicht zich in het bijzonder tot naleving van het verdrag betreffende de minimumleeftijd voor toelating tot het arbeidsproces (ILO-Verdrag 138) en het verdrag betreffende het verbod van de ergste vormen van kinderarbeid en de onmiddellijke actie met het oog op de afschaffing ervan (ILO-Verdrag 182). Als een nationale regelgeving met betrekking tot kinderarbeid strengere normen voorschrijft, moeten deze prioriteit krijgen.

a) Mensenrechten

De ondertekenende/deelnemende onderneming respecteert en ondersteunt de naleving van internationaal erkende mensenrechten, zoals deze in het bijzonder voortvloeien uit de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de VN, het Internationaal Verdrag van 19 december 1966 inzake burgerrechten en politieke rechten en het Internationaal Verdrag van 19 december 1966 inzake economische, sociale en culturele rechten.

b) Discriminatie

De ondertekenende/deelnemende onderneming verbindt zich ertoe zich te verzetten tegen elke vorm van discriminatie binnen het kader van de geldende rechten en wetten. Dit verwijst in het bijzonder naar discriminatie van werknemers op basis van geslacht, ras, handicap, etnische of culturele afkomst, religie of ideologie, leeftijd of seksuele geaardheid.

c) Gezondheidsbescherming

De ondertekenende/deelnemende onderneming garandeert de gezondheid en veiligheid op het werk binnen het kader van de nationale bepalingen. De ondertekenende/deelnemende onderneming ondersteunt voortdurende verdere ontwikkeling om de werkomgeving te verbeteren.

d) Productveiligheid

Producten en diensten van de ondertekenende/deelnemende onderneming worden op de markt gebracht in overeenstemming met de internationaal geldende wetten en normen inzake productveiligheid.

e) Eerlijke arbeidsvoorwaarden

De ondertekenende/deelnemende onderneming respecteert het recht op vrijheid van vereniging en de werktijden van haar werknemers binnen het kader van de geldende rechten en wetten. In het bijzonder zullen de werknemers op gepaste wijze worden beloond op basis van eerlijke en reguliere arbeidsvoorwaarden en in overeenstemming met de betreffende wetten en industrienormen. De fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) worden nageleefd.

f) Onrechtmatige ontruiming/landgebruik

De ondertekenende/deelnemende onderneming respecteert het verbod op onwettige ontruiming en het verbod op onwettige onttrekken van land, bossen, wateren bij de ontwikkeling of ander gebruik van land, bossen of wateren, waarvan het gebruik het levensonderhoud van een persoon verzekert.

g) Inzet van veiligheidskrachten

De ondertekenende/deelnemende onderneming zal geen gebruik maken van particuliere of openbare veiligheidskrachten om bedrijfsprojecten te beschermen als, door een gebrek aan instructie, het verbod op marteling wordt genegeerd, leven of ledematen worden verwond of de vrijheid van vereniging wordt geschaad.

h) Milieubescherming

De ondertekenende/deelnemende onderneming zet zich in voor de duurzaamheidsdoelen van milieu- en klimaatbescherming voor huidige en toekomstige generaties. De wetten ter bescherming van het milieu en het klimaat moeten worden nageleefd. De ondernemingen verbinden zich ertoe de natuurlijke ecosystemen te beschermen en de circulaire economie te bevorderen.

De ondertekenende/deelnemende onderneming gaat zuinig om met hulpbronnen en minimaliseert zijn impact op het milieu en het klimaat. De ondertekenende/deelnemende onderneming ondersteunt milieubewust gedrag van zijn werknemers.

In het bijzonder houdt de ondertekenende/deelnemende onderneming zich aan de bestaande verbodsbepalingen betreffende het veroorzaken van schadelijke bodemveranderingen, water- en luchtvervuiling, schadelijke geluidsemissies of overmatig waterverbruik boven de geldende grenswaarden.

De ondertekenende/deelnemende onderneming houdt zich aan het verbod op de productie van kwikhoudende producten in het kader van het Minamata-verdrag, het verbod op de uitvoer van gevaarlijk afval in het kader van het Verdrag van Bazel ter beheersing van de grensoverschrijdende overbrenging van gevaarlijke afvalstoffen, en het verbod op de productie en het gebruik van chemische stoffen in het kader van het Verdrag van Stockholm van 23 mei 2001 inzake persistente organische verontreinigende stoffen (POP-verdrag).

i) Melden van overtredingen

De ondertekenende/deelnemende onderneming moet zijn werknemers informeren dat zij schendingen van deze BME-gedragscode kunnen melden en hoe ze dit kunnen doen. De ondertekenende/deelnemende onderneming houdt zich aan de lokaal geldende voorschriften voor de bescherming van klokkenluiders, in het bijzonder de bescherming tegen onwettige represailles. Alle werknemers worden gestimuleerd om gedrag dat strijdig kan zijn met deze gedragscode te melden aan hun managers en/of bij meldpunten voor klokkenluiders.

f) Bedrijfsgeheimen

De ondertekenende/deelnemende onderneming verplicht haar werknemers tot geheimhouding van handels- en bedrijfsgeheimen. Vertrouwelijke informatie en vertrouwelijke documenten mogen niet aan derden worden doorgegeven of op andere wijze toegankelijk worden gemaakt, tenzij hiervoor toestemming is verleend of de informatie openbaar toegankelijk is.

De ondertekenende/deelnemende onderneming wordt verzocht de inhoud van deze BME-gedragscode deel III 1. en 2. kenbaar te maken aan haar rechtstreekse leveranciers, de naleving van de inhoud van de BME-gedragscode deel III 1. en 2. bij haar leveranciers naar best vermogen te bevorderen en hen te verzoeken de BME-gedragscode deel III 1. en 2. eveneens na te leven. De ondertekenende/deelnemende onderneming wordt tevens verzocht haar leveranciers aan te bevelen om op hun beurt hun leveranciers te verzoeken de BME-gedragscode na te leven.

Het staat de ondertekenende/deelnemende onderneming vrij om uitgebreidere gedragscodes in te voeren met hogere eisen op het gebied van ethisch gedrag voor haarzelf en haar werknemers.

De ondertekenende/deelnemende onderneming verbindt er zich toe om haar uitvoerende organen, managers en werknemers, haar zakenpartners en diens uitvoerende organen, managers en werknemers op de hoogte te brengen van de inhoud van deze BME-gedragscode en de verplichtingen die eruit voortvloeien en hen te verplichten deze na te leven.

De ondertekenende/deelnemende onderneming verplicht zich erop toe te zien dat de onderneming en haar zakelijke partners in de toeleveringsketen de principes van deze BME-gedragscode naleven, in het bijzonder door het opstellen en indien nodig aanpassen van richtlijnen en processen en - waar nodig - ook door trainingen.

De ondertekenende/deelnemende onderneming moet een verantwoordelijke contactpersoon aanwijzen voor de BME-gedragscode die bindende informatie kan verstrekken over de naleving van de BME-gedragscode. De ondertekenende/deelnemende onderneming moet geschikte organisatorische maatregelen nemen om te verzekeren dat de BME-gedragscode door de ondertekenende/deelnemende onderneming en haar management wordt nageleefd. Dit gebeurt in het bijzonder door het invoeren en handhaven van gepaste controlemechanismen en plausibiliteitscontroles.

De ondertekenende/deelnemende onderneming behoudt zich het recht voor om personele maatregelen te nemen in geval van overtredingen van deze gedragscode.

De tien principes
De principes van het Global Compact zijn gebaseerd op een wereldwijde consensus die is ontleend aan

• de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens
• de Verklaring van de ILO betreffende de fundamentele principes en rechten inzake werk
• de Verklaring van Rio over Milieu en Ontwikkeling en
• het Verdrag van de Verenigde Naties tegen Corruptie

Het Global Compact verlangt van ondernemingen dat zij binnen hun invloedssfeer een reeks kernwaarden op het gebied van mensenrechten, arbeidsnormen, milieubescherming en corruptiebestrijding erkennen, ondersteunen en in praktijk toepassen:

 Mensenrechten
1: Bedrijven dienen de internationaal aanvaarde mensenrechten te steunen en te respecteren;
2: en zich er steeds van te vergewissen dat zij niet medeplichtig zijn aan schending van mensenrechten.

Arbeidsnormen
3: Bedrijven dienen de vrijheid van vakvereniging en de effectieve erkenning van het recht op collectieve onderhandelingen te steunen;
4: zich inspannend voor de uitbanning van iedere vorm van verplichte en gedwongen arbeid;
5: de effectieve afschaffing van kinderarbeid;
6: en de uitbanning van discriminatie in arbeid en beroep.

Milieubescherming
7: Bedrijven dienen voorzorg te betrachten bij hun benadering van milieu-uitdagingen;
8: initiatieven te ondernemen om een grotere verantwoordelijkheid voor het milieu te bevorderen;
9: en de ontwikkeling en de verspreiding van milieuvriendelijke technologieën te stimuleren;

Corruptiebestrijding
10: Bedrijven dienen elke vorm van corruptie tegen te gaan, inclusief afpersing en omkoping.